دار الكتب تنظم ندوة حول أهمية تطبيق البروتوكول والمراسم بمعرض الكتاب
عقدت دار الكتب والوثائق القومية برئاسة الدكتور أسامة طلعت ندوة بعنوان «البروتوكول والثقافة»، في إطار رؤية وزارة الثقافة لتطوير الأداء المؤسسي ورفع كفاءة العاملين، ضمن الاستعدادات الجارية للمشاركة في معرض القاهرة الدولي للكتاب في دورته السابعة والخمسين.
استهل الندوة السفير عمر سليم مستشار وزير الثقافة للعلاقات الخارجية، بالحديث عن القواعد العامة للبروتوكول والمراسم في الفعاليات الثقافية الدولية.
أهمية تطبيق قواعد البروتوكول والمراسم في الفعاليات الرسمية
ومن جانبها، أكدت شيماء حبشي، على أهمية تطبيق قواعد البروتوكول والمراسم في الفعاليات الرسمية والحياة العلمية اليومية، لما لها من دور أساسي في تعزيز التواصل الثقافي والاجتماعي، وإبراز الصورة الحضارية للمؤسسات الثقافية.
تطرق الدكتور أسامة طلعت رئيس دار الكتب والوثائق القومية، إلى أهمية تنمية المهارات البشرية التي تمثل أحد المحاور الرئيسية لخطط التطوير داخل الدار، مشيرًا إلى أن إدارات العلاقات العامة والمراسم تُعد الواجهة التي تعكس صورة المؤسسة والدولة أمام ضيوفها من الداخل والخارج.
الاستعداد لمعرض القاهرة الدولي للكتاب
وأوضح، أن الاستعداد لمعرض القاهرة الدولي للكتاب لا يقتصر على الجوانب التنظيمية أو الثقافية فقط، بل يشمل أيضًا الالتزام الدقيق بقواعد البروتوكول وحسن الاستقبال والتنظيم، بما يليق بمكانة مصر الثقافية.
وشدد السفير أيمن مشرفة، مساعد وزير الخارجية الأسبق للمراسم، على أن الالتزام بقواعد البروتوكول والمراسم ليس أمرًا شكليًا، بل يعكس احترام الدولة لضيوفها واحترام العامل لمؤسسته، موضحًا أن التفاصيل الدقيقة – من طريقة الاستقبال، وتحديد خطوط السير، وآلية الجلوس، وحتى أسلوب تقديم الضيافة – لها تأثير مباشر في تكوين الانطباع العام لدى الضيف.
وتطرق إلى آداب الضيافة الرسمية، وأهمية اختيار نوعية الأطعمة والمشروبات المناسبة لتجنب أي مواقف محرجة، كما شرح ما يُعرف بـ «لغة الشوكة والسكينة» باعتبارها إحدى أدوات البروتوكول غير المنطوق، التي تعكس رسالة الضيف دون حديث مباشر.
وأشار كذلك إلى ضرورة إعداد القاعات بشكل منظم، ووضع بطاقات الأسماء باللغة الإنجليزية، ومراعاة التوزيع المناسب للضيوف في حال زيادة الأعداد، لتجنب أي حرج أو حساسية دبلوماسية، مؤكدًا أن البروتوكول الناجح هو الذي يُدار بهدوء ودقة دون أن يشعر الضيف بأي ارتباك.
القواعد العامة للبروتوكول والمراسم
ومن جانبه، تناول السفير عمر سليم، مستشار وزير الثقافة للعلاقات الخارجية، القواعد العامة للبروتوكول والمراسم في الفعاليات الثقافية الدولية، موضحًا كيفية استقبال كبار الضيوف من رؤساء الدول أو من ينوب عنهم، والسفراء، وضيوف الشرف، مؤكدًا أن من ينوب عن رئيس دولة أو سفير يُعامل بروتوكوليًا بذات الصفة الرسمية.
وأشار إلى أهمية معرفة خطوط السير منذ لحظة استقبال الضيف من البوابة وحتى انتهاء الزيارة، وكذلك التنسيق المسبق في حال تنظيم الجولات داخل مقرات الفعاليات، بما يضمن انسيابية الحركة وعدم حدوث أي ارتباك.
كما استعرض عددًا من القواعد العملية المرتبطة بالمراسم خلال المعارض الكبرى، مثل تنظيم قاعات الاستقبال، والتعامل مع الأعداد الكبيرة من الضيوف، ومراعاة ذوي الهمم، وتجهيز البنية التحتية للفعاليات بما يضمن سهولة الحركة والراحة للجميع.
